5 причин чем полезны чек-листы. И как правильно составить работающий чек-лист

Допустим, у вас есть какая-то большая задача. Какая угодно: от уборки дома до квартального рабочего проекта. Вы понимаете, чтобы в итоге получить качественный результат, нужно разделить большую задачу на маленькие. Вы выписываете их в красивый и стройный чек-лист и приступаете к выполнению.

По ходу дела всё сто раз меняется, на каком-то пункте чек-листа вас накрывает прокрастинация, какие-то задачи оказываются вообще ненужными, но вы это понимаете только уже после потраченных часов на их выполнение. Вы теряете веру в чек-листы и отдаёте себя во власть хаоса.

И всё же, чтобы ничего не забывать, сохранять концентрацию и не паниковать, полезно использовать чек-листы. Разберёмся, что нужно знать, чтобы составить работающий чек-лист.

Чек-листы буквально спасают жизни

Создание первых чек-листов приписывают американской авиации начала прошлого века. В авиации многие правила появились для предотвращения в будущем трагедии, которая однажды уже случилась. Считается, что один из опытных пилотов допустил фатальную ошибку, когда впервые полетел на новом для него самолете.

Производитель не стал менять комплектацию самолёта или упрощать панель управления. Вместо этого он разработал короткие инструкции в виде списка действий, должен был зачитывать второй пилот. Так чек-листы стали инструментом проверки потенциальных рисков перед взлётом, посадкой и рулением самолёта на взлётной полосе. 

Со временем действие этих инструкций расширилось и на проверку безопасности пассажиров, и на проверку здоровья пилота. Благодаря чек-листам количество ошибок значительно снизилось, а работа экипажа стала  эффективнее.

5 причин чем полезны чек-листы

Со временем чек-листы стали применяться вообще везде. Многие из нас постоянно находятся в режиме многозадачности, а каждая отдельная задача требует повышенной концентрации внимания. Мозг просто не успевает обрабатывать все данные, повышается тревога. Чек-листы помогают с этим справиться.

1. Освобождают память

Когда у вас есть конкретный список задач, отпадает необходимость держать большой объём данных в голове. Занося задачи в чек-лист, вы словно высвобождаете оперативную память и тем самым снижаете когнитивную нагрузку. 

2. Снижают неопределенность и тревогу

Когда задач слишком много, бывает сложно решить, какой заняться в первую очередь. Чек-лист дает пошаговую инструкцию, что делать в ближайшее время. Он избавляет от тревоги и давления из-за неопределенности.

3. Показывают результат

По галочкам напротив выполненного пункта можно отследить прогресс. Выполненные задачи напоминают об успешном результате работы, дарят наслаждение и уменьшают страх перед большой целью.

4. Экономят силы

Чек-листы незаменимы в стрессовых ситуациях. При столкновении с шоковыми событиями многие люди цепенеют. В таком состоянии не всегда легко определиться, что следуют делать и в какой последовательности. В этом случае полезно составить чек-лист или план, следование которому поможет не паниковать.

Например, поиск новой работы часто представляется недостижимой целью, особенно при сильном эмоциональном истощении. План действий поможет сконцентрироваться на последовательных простых шагах и методично реализовывать заранее заготовленный сценарий.

5 Повышают мотивацию

Чек-листы – отличный инструмент мотивации, особенно если цель – выработать новую полезную привычку или достичь конкретной цели. Когда человек размышляет о желанной цели, например, о победе в соревновании, дофамин дает начальный заряд энергии. Затем при каждом удачном действии он подбрасывает еще позитивных эмоций, побуждая двигаться дальше. Последовательная подзарядка дофамином гарантирует подъем энергии и мотивацию для выполнения следующих задач. 

Каким может быть чек-лист

Как правильно составлять и пользоваться чек-листами

Чек-лист — это полезный инструмент. Вот инструкция к нему.

Один чек-лист = одна цель

Не стоит смешивать в одном чек-листе разные дела, не относящиеся к одной конкретной задаче. Иначе чек-лист может стать слишком объемным и неподходящие ситуации пункты будут мешать идти к цели.

Все пункты – это шаги к финишу

Оптимально, если они будут равномерными и одинаковыми по объему энергетических затрат. Если поставить в один ряд создание презентации на 20 слайдов и её отправку, то первый пункт может казаться невыполнимым и вызывать прокрастинацию, а второй слишком незначительным, чтобы к нему приступить.

Не нужно включать в список абсолютно все действия

Без фанатизма, что-то вы и так поймете из описания конкретного пункта. Лучше всего включить только те шаги, которые непосредственно влияют на достижение цели. Очень подробный список стоит составлять только для кризисных ситуаций.

Оптимальный размер чек-листа – от пяти до 20 пунктов

Простой способ этому следовать — весь чек-лист помещается на одном листе. Это помогает видеть картину целиком.

Чек-лист можно и нужно редактировать

Этот пункт требует практики. Совершенно нормально редактировать список, это ваш план, и он не высечен в камне. Но какие-то опорные точки в нём должны быть. Уделите им внимание на этапе планирования.

От вас зависит, будет ли чек-лист работать

Конечно, чек-листы не заменят силу воли, не превратят истощение в энергию, не откроют 25-ый час в сутках. Это не волшебная палочка, а инструмент, которым нужно уметь пользоваться, чтобы достичь желаемого результата.

Каким бы хорошим ни получился чек-лист, если не закрывать задачи — в нём мало толку. Но что если отсутствие мотивации и прокрастинация сильнее любых ваших стремлений? Разобраться с этим вопросом поможет профессиональный психолог.